Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens via het AquaTrace-platform is:

AquaTrace
BTW: [BTW-nummer]
E-mail: info@aqua-trace.be
Website: aqua-trace.be

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens — naam, e-mailadres, wachtwoord (veilig versleuteld opgeslagen, nooit in leesbare vorm), rol binnen de organisatie, datum van aanmaak en laatste aanmelding.
• Meetgegevens — waterkwaliteitsmetingen die u invoert via het platform, gelinkt aan uw gebruikersaccount, het desbetreffende zwembad en de tijdstempel van de meting.
• Technische gegevens — IP-adres, browser-type, sessieinformatie, foutlogs (via Sentry) en auditlogboek van beheersacties.
• Facturatiegegevens — abonnementstype, facturatiegeschiedenis, betaalmethode (beheerd door Stripe; kaartgegevens worden nooit opgeslagen op onze servers).

3. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) — het leveren van de AquaTrace-dienst, inclusief authenticatie, meetregistratie, alertering en rapportage.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) — beveiliging van het platform, fraudepreventie, technische logging en foutopsporing.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) — boekhouding en fiscale verplichtingen in verband met facturatie.
• Toestemming (art. 6.1.a AVG) — analytische cookies (Google Analytics 4), enkel na expliciete opt-in via onze cookiebanner.

4. Bewaartermijnen

• Accountdata — bewaard zolang uw abonnement actief is en maximaal 2 jaar na opzegging, waarna gegevens anoniem worden of worden verwijderd op verzoek.
• Meetgegevens — bewaard zolang het account actief is; na opzegging maximaal 2 jaar voor auditing en compliance.
• Technische logs en auditlogboek — maximaal 1 jaar.
• Facturatiegegevens — 7 jaar conform de Belgische boekhoudwetgeving.

5. Verwerkers (subprocessors)

Voor de levering van onze diensten maken wij gebruik van de volgende verwerkers:

• Stripe (VS) — geautomatiseerde facturatie en betalingsverwerking. Stripe is PCI-DSS Level 1 gecertificeerd.
• SendGrid / Twilio (VS) — verzending van transactionele e-mails (uitnodigingen, alerts).
• Sentry (VS) — foutopsporing en performance monitoring in de applicatie. IP-adressen worden geanonimiseerd.
• Google Analytics 4 (VS) — bezoekersanalyse op de marketingwebsite, enkel na opt-in.

6. Doorgifte buiten de EER

Stripe, SendGrid, Sentry en Google verwerken gegevens deels buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. De doorgifte is gebaseerd op de Standaard Contractuele Clausules (SCC's) die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Meer informatie vindt u in de privacybeleiden van de respectieve verwerkers.

7. Uw rechten

Als betrokkene heeft u de volgende rechten onder de AVG:

• Recht op inzage — u kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering — u kunt vragen uw gegevens te verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.
• Recht op beperking van verwerking — u kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat opvragen.
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Om een verzoek in te dienen, stuurt u een e-mail naar info@aqua-trace.be. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Cookies

Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor een volledig overzicht van de gebruikte cookies, hun doel en bewaartermijn.

9. Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

Voor vragen over privacy, uw rechten of ons privacybeleid kunt u contact opnemen via:

info@aqua-trace.be
AquaTrace — ter attentie van: Privacy & DPO

10. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om wijzigingen in onze praktijken of wettelijke verplichtingen te weerspiegelen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op aqua-trace.be/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij u via e-mail informeren.

Datum van laatste bijwerking: 9 mei 2026.